Veelgestelde Vragen Exposanten

Voor de route naar Expo Houten vind u hier de routebeschrijving.
Bij Expo Houten is voldoende gratis parkeergelegenheid. Bij Expo Houten is voldoende gratis parkeergelegenheid.

6. Wanneer kan ik mijn stand opbouwen en afbouwen?

De stand moet donderdag 11 oktober uiterlijk om 08:00 uur klaar zijn.

Stands met onderstaande kenmerken dienen op dinsdag 10 oktober opgebouwd te worden:
– Eigen standbouw en/of eigen meubilair
– Meer dan 2 computers
– Grote apparaten

Opbouwen op donderdagochtend voor 08:00 is alleen mogelijk voor stands met uitsluitend een eigen achterwand of roll-banners.

Opbouw eigen standbouw:
10 oktober van 07:00 tot 17:00
11 oktober van 07:00 tot 08:00

Inrichten standaard standbouw:
10 oktober van 13:00 tot 17:00
11 oktober van 07:00 tot 08:00

Afbouw eigen standbouw:
11 oktober van 19:00 tot 20:00

Afbouw eigen standbouw:
11 oktober van 19:00 tot 23:00
12 oktober van 08:00 tot 18:00

7. Wat zijn de openingstijden voor bezoekers?

De bezoekers zijn welkom op donderdag 11 oktober van 09:00 tot 19:00.

8. Wat zijn de vereisten voor eigen standbouw?

Bij eigen standbouw bent u verplicht een standontwerp in te dienen bij de beursorganisatie (uiterlijk vrijdag 31 augustus). Elke exposant is verplicht scheidingswanden te plaatsen. Het aantal wanden is afhankelijk van het type locatie. Voor een rijlocatie zijn 3 wanden verplicht (achterwand en 2 zijwanden). Voor een hoeklocatie zijn 2 wanden verplicht (achterwand en 1 zijwand) en voor een koplocatie is enkel een achterwand verplicht. Wanden moeten een minimale hoogte hebben van 2,50 meter. U kunt géén gebruik maken van de achterwand en/of zijwand(en) van uw buurstand(s). Bij een eilandlocatie is er geen verplichting tot het plaatsen van wanden.

9. Wat zijn de vereisten voor de standbouw hoogte?

De voorgeschreven hoogte van wanden en objecten in uw stand is 2,50 meter. Hoger bouwen dan 2,50 meter is alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring van de organisatie. Houd u in uw ontwerp rekening met de maximale hoogte van de hal op de door u gehuurde standlocatie. Wanden hoger dan 2,50 meter dienen aan beide zijden netjes afgewerkt te zijn. Op de achterzijde van uw wand(en) is het niet toegestaan uw logo te plaatsen tenzij u hiervoor schriftelijke toestemming heeft van de organisatie. Als u in uw stand een object wilt plaatsen hoger dan 2,50 meter, geldt hier de regel dat dit object minimaal 1 meter vanaf de wanden met uw buurstand(s) geplaatst is. Plaatsing binnen 1 meter vanaf de wanden met de buurstand(s) is enkel mogelijk na schriftelijke goedkeuring van de organisatie.

10. Wat zijn de standbouw wandruimte eisen?

Vooral deelnemers met een eilandstand of kopstand komen soms wandruimte tekort. Het is niet toegestaan extra wandruimte te creëren door langs het gangpad een wand te zetten. Andere exposanten en bezoekers worden dan namelijk geconfronteerd met een uitzicht op een blinde wand. Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u binnen uw standruimte extra wandjes maken op 1 meter binnen de rooilijn van uw stand. Zo houdt uw stand een open karakter.

N.B.: Elke gangpadzijde van een standlocatie mag voor maximaal 50% worden dichtgebouwd, met een maximum van 5 meter, tenzij de organisatie van de beurs schriftelijk anders oordeelt. Hierbij behouden wij ons het recht voor om desnoods zonder opgave van redenen andere voorschriften te geven.

11. Wat zijn de voorzieningen en specificaties van de standaard standbouwpakketten?

Standaard standbouw kan vanaf woensdag 10 oktober 13:00 ingericht worden. Achterwanden, meubilair, elektriciteit en verlichting zijn inbegrepen bij de stand.

12. Is elektriciteit en verlichting beschikbaar op de locatie?

De elektriciteits aansluiting is inbegrepen bij de standlocatie. Er mogen geen veranderingen en/of aanpassingen worden gedaan op de reeds aangelegde bekabelingen/bedradingen. Elke standaard stand beschikt over een stroomaansluiting van 230V met een vermogen van 3 kWh.

Indien vrije meters zijn afgenomen voor het plaatsen van een eigen stand, is daar geen elektra aansluiting bij inbegrepen, mits anders overeen gekomen met de organisatie.

Voor het bestellen van extra elektra-aansluitingen, neem contact op met de beursorganisatie.

13. Is internet inbegrepen in het deelnamepakket?

Bij het deelnamepakket zit WiFi inbegrepen. Dit WiFi-netwerk is geschikt voor het dagelijkse mailverkeer, websitebezoek, echter niet voor het downloaden van video of grote bestanden. Heeft u behoefte aan een zwaardere internetverbinding, neem dan contact op met de organisatie.

14. Wat zijn de standpresentatie voorwaarden?

Zijden van de stand die aan het gangpad grenzen mogen niet dicht worden gebouwd. Minimaal 50% van de gangpad-zijde van de stand dient open te zijn. Alle presentaties dienen binnen de eigen standruimte te staan, de gangpaden moeten vrij blijven. Het is niet toegestaan om producten en/of reclame- uitingen buiten de vastgestelde standruimte te exposeren, mits uitdrukkelijk anders afgesproken met de beursorganisatie.

Het is de standhouders niet toegestaan, buiten de eigen stand, in en rondom Expo Houten promotiemateriaal uit te reiken of op andere wijze reclame te maken, dan wel aandacht voor het bedrijf, bedrijfsactiviteiten of andere producten te trekken, mits uitdrukkelijk anders afgesproken met de beursorganisatie.

De bestaande brandhaspels dienen altijd vrij toegankelijk en zichtbaar te zijn. Nooduitgangen dienen ten alle tijden vrij te blijven, zowel aan de binnen- als buitenzijde.

15. Hoe kan ik voertuigen tonen?

Wanneer u bussen of andere voertuigen tentoonstelt in de hal, dient u rekening te houden met de maximale vloerbelasting van 2.000 kg/m2. Daarnaast mogen voertuigen maximaal 10 liter (bussen) of 5 liter (personenauto) brandstof in de tank bevatten.

16. Is het mogelijk om catering op de stand aan te bieden?

Het is mogelijk om voor op uw stand een koelkast en koffiezetapparaat mee te brengen of in te huren. Zo kunt u uw klanten op uw eigen stand wat te drinken aanbieden. Bespreek de mogelijkheden met de beursorganisatie. Inbegrepen zitten standhoudersbadges naar grootte van het standpakket. Catering voor standbemanning is inbegrepen. Extra badges kunnen worden afgenomen via de beursorganisatie.

17. Wanneer ontvang ik de plattegrond met standlocaties?

De plattegrond is te downloaden op de exposantenportal. Op de plattegrond is aangegeven welke stand voor welk bedrijf is. De exacte locaties en afmetingen van de stands zijn op de vloer gemarkeerd. Vier weken voor de beurs zal ook de standnummering bekend zijn.

18. Wat is het juiste geluidsniveau van de presentaties?

Het geluidsniveau van een audiovisuele presentatie mag de omliggende stands geen geluidshinder opleveren.

19. Wat doen we met ons afval?

Afval op de beursvloer dient u zelf te verwijderen. Als dit niet gebeurt, wordt de verwijdering hiervan in rekening gebracht door de locatie.

20. Wat zijn de transport en logistiek mogelijkheden?

Wanneer u materialen bij Expo Houten wil laten afleveren, neem dan van tevoren contact op met de organisatie voor de mogelijkheden. Laden en lossen kan niet tijdens de beurs.

21. Is mijn standbouw en standmateriaal verzekerd?

Standmateriaal, standinrichting en verpakkingsmateriaal in het gebouw van Expo Houten zijn voor kosten en risico van de standhouder. Standhouders zijn verplicht hun stand, standbouw, standinrichting en verpakkingsmateriaal te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid alsmede tegen schade, diefstal en dergelijke voor de duur van de beurs en de duur van opbouw en demontage periode. Het inschrijfformulier van de beurs voor het huren van vierkante meters in een van de ruimtes van Expo Houten ontslaat de standhouder niet van zijn plicht zich deugdelijk te verzekeren. Expo Houten en de beurs kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor welke schade of andere malversatie dan ook. Wij adviseren standhouders gebruik te maken van specifiek voor exposities ontwikkelde verzekeringsmogelijkheden.

22. Welke publiciteit krijg ik als exposant? Hoe kan ik een interview reserveren?

Op OVPro.nl publiceren wij al het beursnieuws, reacties, video’s en een fotoverslag. De evenementenwebsite wordt op OVPro.nl gepromoot door middel van een widget op de homepage, een banner en in de nieuwsbrieven. Alle artikelen, video’s etc zullen blijvend op OVPro.nl beschikbaar blijven. Deelnemende standhouders krijgen een licentie om de gemaakte mediaproducties via eigen mediakanalen te verspreiden.

Mediapartnerschappen met andere vakmedia zijn mogelijk. Deze media kunnen zich wenden tot ons en een potentiële samenwerking aangaan.

Het redactioneel team van OVPro.nl zal op de beurs aanwezig zijn om verslag te doen van het evenement. Het is mogelijk om een interview te reserveren.

U krijgt dan gegarandeerd een eigen nieuwsartikel op OVPro.nl met video interview. Het aanvragen van het nieuwsartikel met video interview kan via het inschrijfformulier of via de beursorganisatie.

23. Hoe krijg ik een vermelding in de beurscatalogus?

Elke exposant krijgt een vermelding in de beurscatalogus met bedrijfsgegevens en een logo. Het is mogelijk om extra ruimte in de beurscatalogus af te nemen voor een advertentie via de organisatie. Al het beeldmateriaal moet in EPS of PDF worden aangeleverd met een resolutie van minimaal 300 dpi.

24. Welke voorbereidingen zijn er nodig voor mijn workshop?

BusVision biedt de mogelijkheid om voor een sessie van 45 minuten een workshopruimte af te nemen. Tussen twee workshops door zijn er 10 minuten ingepland voor het wisselen van spreker, presentatie en publiek. Zorg dat uw workshop niet uitloopt, zodat de volgende spreker voldoende tijd heeft om de volgende workshop klaar te zetten. Laptop, beamer en scherm zijn aanwezig. In grote workshopruimtes is tevens geluidsversterking aanwezig. Om een workshop af te nemen of voor speciale verzoeken neemt u contact op met de beursorganisatie.

25. Hoe kan ik aan het netwerkdiner deelnemen?

Als standhouder bent u van harte welkom om na de beursdag aan het netwerkdiner deel te nemen. Een ticket voor het netwerkdiner is te boeken tijdens de online standhoudersregistratie. Ook is er de mogelijkheid om kaarten voor uw klanten af te nemen. Meer informatie volgt binnenkort.

26. Wat kan de organisatie nog meer voor mij doen?

Full-color wanden
Meubilair passend bij uw huisstijl
Het uitlichten van uw voertuigen
Advertentie in de beurscatalogus
Extra promotionele uitingen zoals vloerstickers of het plaatsen van een voertuig voor de deur
Vaste internetverbinding en aanvullende elektriciteit

27. Standhouders-checklist

Controleer de grootte van uw stand en het type stand (eigen of standaard stand)
Informeer uw werknemers en relaties dat u deelneemt aan BusVision 2018
Integreer uw deelname aan dit evenement in uw communicatie door het gebruik van het logo van BusVision 2018
Overweeg eventueel andere promotionele mogelijkheden zoals sponsoring van BusVision 2018 of van het Nationaal Congres Contractvervoer
Overweeg het verzorgen van een workshop
Zorg voor bedrijfsbrochures, visitekaartjes, kleine presentjes om uit te delen op de beurs
Zorg voor een goede decoratie van uw stand
Neem deel aan het netwerkiner
Overweeg tapijt en full color prints op de wanden om uw stand eruit te laten springen
Vermeld op uw website dat u gaat deelnemen aan BusVision en maak een link aan naar BusVision 2018

28. Wat zijn de deadlines voor de BusVision 2018 exposanten?

Stuur een kopie van uw standplan voor goedkeuring naar de organisatie, indien van toepassing (uiterlijk vrijdag 31 augustus)
Aanleveren bedrijfsinformatie en logo voor beurscatalogus (uiterlijk vrijdag 31 augustus)
Aanleveren bedrijfslogo in hoge resolutie (uiterlijk vrijdag 31 augustus)
Aanleveren advertentie indien van toepassing (uiterlijk vrijdag 31 augustus)
Registreren standbemanning (voor vrijdag 7 september)

Voor meer vragen neem contact met onze Project Manager, Martijn Peeters:

Martijn Peeters – Project Manager Events
T: +31 (0) 76 303 0372
T: +31 (0) 6 1829 9486
E: martijn.peeters@promedia.nl

Exposeren Registreren